La location du centre sera consentie prioritairement dans le cadre de projets à vocation culturelle. Elle sera ouverte aux demandeurs suivants répartis en 4 catégories :

- associations ou organisations partenaires de l’espace culturel (associations amateurs ayant un projet culturel, elles sont prioritairement domiciliées sur la commune de Pornichet)
- associations pornichétines
- associations hors du territoire communal
- entreprises commerciales et organisation de spectacle (activités à caractère commercial)

Définition d’association partenaire
Quai des Arts se propose d’accompagner artistiquement les projets des associations qui le souhaitent. Par exemple, en mettant à leur disposition un technicien pour la création lumière, en organisant la médiation avec un metteur en scène professionnel ou un intervenant qui permettra au projet de prendre une autre dimension, etc… . Attention, il ne s’agit ni d’interventionnisme, ni de subventionnement déguisé, mais d’une volonté commune et partagée, que Quai des Arts soit un outil pour le développement qualitatif des pratiques culturelles communales.

- Concrètement, les associations intéressées seront invitées à déposer un dossier en mai, précisant leur projet, le budget, l’accompagnement souhaité…que ce soit pour une finalité de spectacle ou d’exposition l’année suivante, où l’année n+1.

- Les projets seront étudiés et sélectionnés par Quai des Arts. La sélection sera soumise aux élus. Le nombre de projets retenus dépendra de l’ampleur du partenariat de chaque projet. Mais le souhait originel est d’accompagner chaque année de l’ordre de 4 projets de spectacles et une ou deux expositions.

- Le partenariat fera l’objet d’une convention spécifique qui précisera sa nature, les moyens mis en œuvre et les prestations réalisées ainsi que les échanges. Cependant pour Quai des Arts, outre l’accompagnement artistique, un partenariat signifie : intégration du projet  dans la programmation de la saison, tarif de location préférentiel, mise à disposition de techniciens, d’espaces, de matériel, communication du projet…).

- La billetterie est éditée, organisée, gérée et conservée par Quai des Arts. L’association a la possibilité de faire d’autres recettes (bar….)

Pour chaque catégorie correspondra une tarification spécifique telle qu’elle est précisée dans le tableau à télécharger ci-contre.

Les différentes prestations proposées
La Ville proposera à la location les différents espaces du centre culturel selon les formules suivantes :
- l’espace exposition
- l’ensemble du centre culturel

A chacune des formules correspond une prestation minimum, en terme de locaux, de matériel, de moyens humains et de services mis à disposition. Elles pourront être assorties d’options correspondant à du matériel ou des prestations de service. Différentes plages horaires seront également proposées.

Les Renseignements et réservations
Les réservations seront assurées par Quai des Arts (étude des demandes, devis de location pour du matériel complémentaire, prestations techniques, tenue du planning de réservation, visites techniques…). Cependant, dans le cadre du service aux associations, les renseignements pourront être obtenus auprès de l’espace Camille Flammarion (tarifs, conditions de location, procédures de réservation…). Les réservations dans le cadre d’un partenariat feront l’objet à chaque fois d’une convention spécifique.

Toutes les demandes de réservation devront se faire prioritairement entre le 15 avril et le 1er mai pour la saison suivante, qui se déroule entre le 1er septembre et le 30 juin. Dans un premier temps, il n’y aura pas d’utilisation l’été, en dehors de celles de l’équipe de Quai des Arts (centre logistique des Renc’Arts, repli en cas de pluie…). La réponse aux demandes de réservation sera donnée au plus tard le 15 juillet après validation du calendrier de saison par la commission Culture. Les autres demandes faites en cours d’année, devront parvenir au moins deux mois avant la date d’utilisation et elles ne sont pas prioritaires. La réponse dans ce cas sera adressée au plus tard un mois à compter du jour de l’enregistrement du courrier de sollicitation.

Le Règlement intérieur
Il précisera l’ensemble des règles de fonctionnement à l’extérieur et dans l’enceinte de l’établissement et précisera les obligations du loueur notamment en matière de sécurité, ainsi que la responsabilité juridique. Il sera lu et approuvé par le demandeur à chaque location.

En matière de sécurité, il faut savoir que la réglementation pour un équipement de 2e catégorie, ayant un espace scénique intégré, comme Quai des Arts, prévoit les obligations suivantes et ce quelle que soit sa formule d’utilisation (expo, petit spectacle, version gradinée ou debout) :

- pendant la présence du public, un représentant de la direction doit se trouver dans l’établissement pour prendre éventuellement les premières mesures de sécurité (article MS 52 des règlements de sécurité, arrêté du 2 février 1993)

- la présence de trois techniciens employés et désignés par la direction parmi les techniciens ayant reçus une formation de sécurité incendie composent le service de sécurité incendie (article L14  1c)

Cependant le rapport de la commission de sécurité départementale, remis le 17 juillet 2002, lors de l’instruction de la demande de permis de construire, apporte la précision suivante :

- présence de deux techniciens employés et désignés par la direction devront avoir reçu une formation de sécurité incendie.

En conséquence, quelle que soit l’utilisation, la mise à disposition de Quai des Arts implique la présence de deux techniciens employés et ayant suivi une formation d’équipiers de première intervention et dont l’un d’entre eux pourra représenter la direction.

D’autre part, tout utilisateur devra établir une billetterie, gratuite ou payante, pour contrôler le nombre de personnes présentes dans l’équipement et ce en application des effectifs du public pouvant être admis (de 203 à 1026…).

Les Horaires proposés
- Journée : 9h > 19h ou 14h > 00h
- Demi-journée : tranche de 4h entre 10h et 23h

Ces tranches comprennent le temps mis à disposition pour la préparation technique et le déroulement de la manifestation en conformité avec les horaires et l’organisation de travail des agents, soit une pause méridienne et 2 pauses d’1/2 heure réparties dans la journée. Tout dépassement sera facturé par heure supplémentaire.

Les Espaces concernés
- L'ensemble du bâtiment : accès à la salle avec gradins + espace scénique, hall, vestiaires, sanitaires, bar/ exposition, régie et loges.

- L'Espace Exposition : accès à la salle exposition +  bar, hall, vestiaires, sanitaires. Pas d'accès à la salle, aux loges et à la régie

Les Prestations fournies
Pour la location de "l'ensemble du bâtiment"
Configuration "conférence "
- 2 techniciens habilités : 2 x 8h (16h de travail),
-  équipement technique
         > plateau : nu équipé de pendrions fixes
         > sonorisation : 4 micros sur pieds, console de mixage avec CD  et cassettes, enceintes en façade et en salle
          > lumière : plein feu fixe avec projecteurs en face et projecteurs de contre-jour
- nettoyage
- ouverture et fermeture

Configuration "spectacle"
Prestations différentes :
- intervention 3 techniciens pendant 2 jours : 3 x 2 x 8h (48h de travail),
- équipement scénique de la grande salle, adapté au spectacle dans la limite du matériel mis à disposition par le centre (tout matériel supplémentaire sera facturé)

Pour la location de "L'Espace Exposition"
(Sous réserve de validation par la Commission de Sécurité de ce fonctionnement avec 1 technicien ayant la formation d’équipementier de 1ère intervention alors que la réglementation en prévoit 2)

Configuration "conférence"
- 1 technicien habilité : 8h,
- équipement technique : sonorisation fixe + 2 micros, platines CD
- tables et chaises pour 60 personnes ou chaises seules pour 80 personnes
- ouverture et fermeture

Les utilisations
Configuration "conférence"
- séminaire (avec cocktail)
- conférence / débat (avec cocktail)
- exposition / installation

Configuration "spectacle"
- représentation de spectacle
- rassemblement festif (bal, thé dansant)